Корпоративне свято: як правильно організувати корпоратив Event-агенція Ovatio
Замовте собі свято

(050) 372 39 91

Ми в соц. мережах:

Планування корпоративного свята

Один із основних факторів успіху корпоративного свята — формулювання мети проведення заходу. Свято має зміцнювати корпоративний дух компанії, згуртовувати групу працюючих людей у колектив, у команду однодумців. Привід для організації торжества може бути будь-який, головне, щоб він підкреслював досягнення рубежу, важливого для всіх співробітників.

Таким рубежем або віхою можуть бути:
* річниця або ювілей компанії;
* представлення нового керівника, послуги, нового бренду;

* традиційні свята: Новий
рік, 23 лютого, 8 Березня, професійне свято тощо.
Визначивши цілі проведення свята, необхідно вирішити, для кого призначається даний урочистий захід:

* для всього колективу компанії (включаючи технічний персонал);

* для співробітників (за винятком технічного персоналу), клієнтів, партнерів і гостей;

* для співробітників, клієнтів, партнерів, засновників, акціонерів, потенційних партнерів, чиновників профільних відомств, політиків тощо. У цьому випадку бажана також присутність представників ЗМІ.

Іноді на корпоративну вечірку запрошуються члени родин працівників і гостей. «Рядову» дату заснування компанії рекомендується відзначати «в тісному колі» співробітників, інакше «розмивається» мета - згуртування колективу.

Визначивши аудиторію заходу, слід встановити його конкретну дату, скласти кошториси й бюджет загалом, вибрати місце проведення свята. Доцільно організовувати торжества наприкінці робочого тижня: у п'ятницю ввечері або в суботу.
Бувають ситуації, коли захід необхідно провести саме в робочий день, у таких випадках в офісі залишається мінімум співробітників. Вони приєднуються до торжества після завершення робочого часу. За цими співробітниками потрібно обов'язково відправити транспорт і подякувати за «пожертву» в ім'я компанії задля зручності клієнтів.

Розмір бюджету, безумовно, має велике значення для вдалого проведення свята. 

Йдеться не лише про кошти, виділені безпосередньо на банкет, а й на всю корпоративну вечірку в цілому. Звичайно витрати на організацію застілля та інші заходи співвідносяться 50/50. Якщо бюджет дуже скромний, припустиме співвідношення 70/30, але не менше, інакше свято зведеться лише до частування й випивок.

Навряд чи «пиятика за рахунок шефа» згуртує колектив чи залишиться для кожного співробітника яскравим спогадом. Нерідко керівники після таких «заходів» відчувають гіркоту від намарне витрачених коштів. Для організації «опитмального» корпоративного свята залежно від рівня урочистості необхідно приблизно 60-120 дол. на одного запрошеного. Яскраві «публічні» свята вимагають значно більших витрат - 300-500 дол. на одну людину.

Формуючи статті витрат, виходьте зі своїх можливостей

Зверніться за допомогою до івент-агенції, розпитайте знайомих, у компаніях яких проводилися успішні корпоративні вечірки.
На чому все ж допустимо заощаджувати, якщо бюджет корпоративного свята доволі скромний? 

Можна:
* Відмовитися від дорогих феєрверків і спецэффектів.

* Вибрати місце проведення свята поруч із опитмальною транспортною розв'язкою, щоб заощадити на транспортних витратах.

* Не закуповувати запрошувальних листівок (досить сповістити співробітників в усній формі й вивісити оголошення про дату й місце проведення свята).

* Не проводити фото- й відеозйомку.

* Вибрати ресторан із гарною репутацією, але не в центрі міста.

Останній пункт «економії» зажадає серйозних зусиль, але в кожному разі на заході має бути ведучий, інакше за банкетним столом гарантовані нудьга й зловживання спиртним. Стиль ведення корпоративної вечірки істотно відрізняється від «побутових» весільних або ювілейних торжеств.

Не варто заощаджувати на...

* якісних спиртних напоях;
* гарному ведучому;

Якщо ресторан, де планується свято, розміщений далеко від транспортних розв'язок, на розвезенні співробітників заощаджувати не можна! У такому випадку рекомендується замовити автобус, що доставить їх від ресторану до великих транспортних магістралей.


Секрети успіху корпоративної вечірки

Щоб у співробітників лишилися гарні спогади про корпоративне свято, варто звернути увагу на ряд важливих моментів організації цього заходу.

Місце проведення. Це може бути будь-яке приміщення, де комфортно розміститься весь колектив: ресторан, кафе, бар, клуб, база відпочинку, палац або будинок культури, театр, теплохід, парк, спортивний комплекс, стадіон (для організації змагань). Місце проведення залежить від мети торжества, кількості запрошених і, звичайно ж, від бюджету.

Подбайте про те, щоб на святі була достатня кількість обслуговуючого персоналу (офіціантів, барменів, прибиральників), щоб приміщення прийнятно освітлювалося, працював гардероб. Якщо мова йде про фуршет або барбекю (чи про особливо відповідальний захід зі значною кількістю VIP-гостей), штат офіціантів і барменів необхідно подвоїти.

Музика (репертуар запрошених музикантів або фонотека диджея) має відповідати меті заходу й гармонувати з його настроєм. Для святкування 8 березня навряд чи підійде кримінальний шансон, а для ювілею керуючого великою компанією – важкий рок або хіп-хоп.

Біля входу гостей має зустрічати представник компанії з атрибутами почесної посади - краваткою корпоративного забарвлення, значком чи емблемою з логотипом компанії на лацкані піджака.

Вибораючи місце проведення свята, рекомендується заручитися письмовим підтвердженням (за підписом директора закладу) вашого права на обслуговування в певний день. Інакше можливі накладки: нерідкі випадки, коли усна домовленість із адміністратором з тих чи інших причин анулюється буквально напередодні заходу. Орендовану площадку необхідно оглянути самостійно, навіть якщо її рекомендував найкращий знайомий. Зверніть увагу на форму залу (має бути гарний огляд для всіх гостей), наявність сцени, місця для музикантів та апаратури. Поцікавтеся в адміністратора, чи гарантує він саме таке оформлення приміщення в день проведення свята, щоб бути впевненим: килимові доріжки не зникнуть, гардероб працюватиме, столи виявляться потрібної форми тощо.

Настійно не рекомендується проводити урочини в приміщеннях компанії, навіть якщо у вас є просторий офіс або конференц-зал (їдальня). Заощаджуючи на оренді приміщення, ви заощаджуєте на самому дусі свята. Крім того, організація вечірки «у рідних стінах», як правило, не обходиться без залучення (скажемо прямо - експлуатації) співробітників, що теж мало сприяє настрою на відпочинок. Про який святковий настрій, скажімо, до 8 Березня, може йти мова, якщо співробітниці після повного робочого дня змушені йти в магазин за покупками до фуршету, а потім цілу година робити бутерброди в їдальні? Навряд чи вони будуть вдячні керівникові, котрий виділив гроші на такий, з дозволу сказати, «банкет».

На робочому місці корпоративну вечірку доцільно організовувати лише в тому випадку, якщо компанія відзначає, наприклад, дні народження всіх співробітників за місяць. Але й тоді не варто забувати про атрибути свята - прикрашення приміщення, замовлення фуршету в їдальні або ресторані з доставкою в офіс.

Визначення відповідальних за організацію торжества

Залежно від кількості запрошених це може бути один співробітник компанії або група людей, наділених спеціальними повноваженнями. Якщо таких розпорядників кілька, необхідно призначити головного відповідального за захід, а зони відповідальності - чітко розподілити.

Подмогою для ейчара стане звертання до послуг івент-агентства - компанії, що спеціалізується саме на організації урочин, гарантуючи «дійсно свято”.
Якщо корпоративне свято планується як публічне, з запрошенням почесних гостей, ризикувати й організовувати його лише власними силами не рекомендується.

Меню

В середньому на людину потрібно близько 1 кг їжі й 700 г спиртних напоїв. У меню повинні переважати м'ясні й рибні страви, одне гаряче (можна на вибір), овочі. Спиртні напої - шампанське, вино, горілка/коньяк/віскі. Класичне співвідношення: 1/4/2 (100 г шампанського, 400 г вина й 200 г міцних спиртних напоїв на людину). Вино, як правило, слід брати сухе. Безалкогольних напоїв і води потрібно не менше ніж 1,5 л на гостя. Десерт може бути мінімальним: фрукти й/або торт із розрахунку 160 г на людину.

Адміністрація багатьох ресторанів дозволяє привозити на корпоративні свята спиртне, у такий спосіб можна зменшити витрати. У такому разі напої необхідно доставити заздалегідь, щоб персонал ресторану підібрав посуд і закуски.

Витрати на банкет не повинні становити менш 35-60 дол. на людину, інакше люди підуть голодними. Якщо ж компанія планує легкий фуршет (наприклад, під час презентації нового структурного підрозділу або продукту/послуги, організації спортивного заходу або концерту/спектаклю), співвідношення меню/інші витрати на свято можуть бути в пропорції 30/70. Меню для фуршету - це легкі закуски, «одноразові» порції (канапе); спиртного буде потрібно вдвічі менше, ніж для класичного банкету, одначе бажано запропонувати різноманітніший десерт або вишуканіший торт.

Якщо корпоративне свято організоване на природі, не допускається використовувати продукти, що швидко псуються. При транспортуванні продуктів слід ретельно подбати про санітарні норми. Крім того, кількість обслуговуючого персоналу має бути, як мінімум, удвічі більшою, ніж у ресторані. Меблі для банкету/фуршету на природі можна взяти в оренду (або купити й потім використати для наступних свят, якщо в компанії є можливість її складувати). Існують навіть надувні меблі для таких заходів. На природі допускається використання одноразового посуду (виняток становить банкет/фуршет із запрошенням VIР-гостей). У кожному разі це питання необхідно обговорити з персоналом ресторану, що допомагає компанії провести торжество.

Джерело:  buket.ck.ua/

 

Архів новин